 מרכז כנסים- בחירה חכמה משמעו הצלחה
מרכז כנסים - כשחברה עורכת כנס, היא מרכזת את מרב המאמצים כדי להציג בצורה הטובה ביותר את המוצר או השירות שברצונה לקדם, ולכן צורת הצגתה של החברה בכנס היא בעלת חשיבות מכרעת. הצעד הראשון לכנס מוצלח זה בחירת מרכז כנסים מתאים. כדי לקבוע האם מרכז הכנסים תואם את הצרכים של אותו האירוע יש להתייחס לכמה פרמטרים חשובים.
תחילה יש לבדוק עבור כמה מוזמנים מתוכנן הכנס. אם אנו מתכננים כנס של כחמישים איש, יהיה זה בזבוז ואף חוסר טעם להזמין מרכז כנסים המיועד להכיל אלף איש. לעומת זאת, במקרה הפוך, זה יצור מצב מגוחך, לא יהיה מקום עבור מרבית המוזמנים, רובם יצטרכו לחזור הביתה מאוכזבים. מצב כזה יכול ליצור רוגז על החברה שערכה את הכנס והיא תאבד את הלקוחות הפוטנציאליים במקום לזכות בהם. חשוב לא פחות לוודא האם יש חניה במרכז כנסים. העדר חניה עלול ליצור איחורים ועיכובים מיותרים, שלא לדבר על כך שהאורחים עלולים להגיע לכנס במצב רוח רע כי הם בדיוק רבו עם מישהו על חניה.
כיבוד קל יכול לתרום ליצירת אווירה חיובית בקרב באי הכנס, אין ספק שתמיד כיף לקחת הפסקת קפה ומאפה, ולנהל שיחת חולין עם האיש שיושב ליד. במידה ואין כיבוד, רצוי לוודא שבמרכז הכנסים יש מזנון או מסעדה, זה משום שבמידה והכנס נמשך כמה שעות, האורחים ירצו לאכול בשלב מסוים, ואם לא יהיה להם מאיפה לקנות סנדוויץ', הם עלולים לעזוב את הכנס מוקדם מדי.
קיומה של עמדת קבלה במרכז הכנסים היא בעלת חשיבות מכרעת על הצלחת הכנס, במיוחד אם מדובר באירוע רב משתתפים. בדרך כלל, האורחים שמגיעים למרכז כנסים אינם יודעים לאן ללכת, איפה ההרצאה המרכזית ואיפה הסדנה שהם רשומים אליה, ולכן חשוב מאוד שיהיה לאורחים למי לפנות. העמדה צריכה להיות בולטת וכדאי שיהיה בעל או בעלת תפקיד שידאגו להנחות את המוזמנים למקומות הנכונים. עמדת קבלה יעילה תוביל לסדר ועמידה בלוחות הזמנים.
כמובן, חשוב לבדוק האם מרכז הכנסים מאובזר בכלים הנכונים ציוד קריטי להרצאה זה מקרן, מחשב ולוח מחיק. צריך לוודא שכל הדברים האלה נמצאים, כמו כן יש לבדוק למי לפנות לצורך הסברים על אופן השימוש ובמקרה של תקלה. טיפול בתקלות חשוב לא פחות מהמצאות הציוד עצמו, שכן אם לא יהיה מי שיטפל בתקלה אז לא יהיה ניתן להשתמש בציוד.
עניין אחר בעל חשיבות שיש לוודא כשבחורים מרכז כנסים זה מיקומו של מרכז הכנסים. אם יש לנו חברה היושבת בצפון המעוניינת למשוך לקוחות שרובם יושבים במרכז, עליה לערוך את הכנס במרכז כנסים הנמצא באזור המרכז, וזה משום שאנשים יעדיפו שלא להגיע למרכז כנסים הנמצא רחוק ממקום מגוריהם. כשמארגנים כנס, מיקומו יקבע על פי אוכלוסיית היעד אליה הכנס אמור לפנות.
כשבוחרים מרכז כנסים יש לבחור את המקום הנוח והנעים ביותר שיש ושמתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים של הכנס. כשמדובר על נוחות הכוונה היא קודם כל לנוחות של האורחים. ככל שהאורחים ייהנו מהכנס יותר, כן יגדל רצונם לעבוד עם החברה שאירחה אותם.
|
